Αρχική

ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ: ΚΑΛΗ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑ ΚΑΙ ΚΟΙΝΗ ΛΟΓΙΚΗ

• Οτιδήποτε δε θα θέλατε να γράψετε σε ένα σημείωμα που απευθύνετε σε κάποιον, για οποιονδήποτε λόγο, δε θα πρέπει να το γράφετε ούτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Όπως συμβαίνει με όλα τα μόνιμα έγγραφα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα διαβαστεί και θα αναλυθεί, ίσως πολλές φορές, σε καταστάσεις που δεν έχουν καμία σχέση με την κατάσταση στην οποία βρίσκεστε, όταν το γράφετε. Να συντάσσετε τα μηνύματά σας σαν να πρόκειται να τα ξαναδείτε σε ένα χρόνο από σήμερα.
• Καθώς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σάς επιτρέπει να απαντάτε άμεσα σε προηγούμενα μηνύματα, η απάντηση μπορεί να είναι δυσνόητη. Να διευκρινίζετε πάντα το θέμα του μηνύματός σας στην οικεία ένδειξη. Να γράφετε πάντα πλήρεις προτάσεις. Όταν το μήνυμά σας είναι απάντηση σε προηγούμενο μήνυμα, να το δηλώνετε καθαρά. Για παράδειγμα, αν απαντήσετε σε κάποιον με το ακόλουθο μήνυμα: "οι απαντήσεις στις ερωτήσεις σου είναι: (1) ναι και (2) όχι", χωρίς να δώσετε άλλη διευκρίνηση, δε θα έχετε καν απαντήσει!
• Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να σας δώσει τη δυνατότητα να απαντάτε στα μηνύματα τόσο γρήγορα, ώστε να μην έχετε σκεφτεί καλά την απάντηση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα, αν η απάντησή σας είναι συναισθηματικά φορτισμένη: η θερμή γλώσσα που μπορεί να χρησιμοποιήσετε σε αυτά τα μηνύματα, που συνήθως λέγονται "flamers", μπορεί να σας προβληματίσει στο μέλλον. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει όλα τα μηνύματα που προέρχονται από τον ίδιο χρήστη, πριν του απαντήσετε! Μια απορία σχετικά με το πρώτο μήνυμά του μπορεί να εξηγείται στο τρίτο, που δεν έχετε διαβάσει ακόμα!
• Όπως συμβαίνει με όλα τα έγγραφα μηνύματα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δε μεταφέρει τον τόνο της φωνής, την έκφραση του προσώπου και άλλα χαρακτηριστικά που μπορεί να αλλάζουν το νόημα όσων λέτε. Δεν υπάρχει άμεση ανταπόκριση από το άλλο άτομο, η οποία μπορεί να μας επιτρέψει να ξεκαθαρίσουμε τα όσα είπαμε, αν αυτά παρανοήθηκαν. Άρα ο σαρκασμός, η ειρωνεία, τα αστεία και όλα τα συμπαρομαρτούντα είναι πιο πιθανό να παρανοηθούν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παρά αν μιλάτε με κάποιον στο τηλέφωνο.
• Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιτρέπει μία ριζοσπαστική δημοκρατία, με τρόπους που το "σύστημα" δεν μπορεί ή δε θέλει πάντα να ανεχτεί. Μπορεί να προσφέρει άμεση και μη λογοκριμένη πρόσβαση σε ανθρώπους που βρίσκονται ψηλότερα ή χαμηλότερα στην ιεραρχία από εμάς. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα: μπορεί να οδηγήσει σε διαταράξεις του πρωτοκόλλου, στις οποίες οι κοινωνικοί και διαδικαστικοί κανόνες παραβιάζονται, με ό,τι προβλήματα δημιουργεί κάτι τέτοιο.
• Σε έναν οργανισμό ο καθένας, ανάλογα με τη θέση του στην ιεραρχία, αντιλαμβάνεται με διαφορετικό τρόπο τη λειτουργία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Αν και υπάρχουν εξαιρέσεις, γενικά όσο πιο ψηλά βρίσκεται κάποιος στην ιεραρχία, τόσο απαιτεί τα μηνύματα που λαμβάνει να έχουν σχέση με τη δουλειά του. Για το λόγο αυτό, είναι ιδιαίτερα ευαίσθητος και συχνά αντιδρά άσχημα σε κάτι που μπορεί να θεωρήσει ως άχρηστο μήνυμα. Αντίθετα, όσο χαμηλότερα κατεβαίνουμε στην ιεραρχία, οι χρήστες έχουν την τάση να δίνουν μεγαλύτερη σημασία στην κοινωνική διάσταση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: διατήρηση σχέσεων, δικτύωση, φιλική συζήτηση κ.τ.λ.
• Οι ερωτήσεις που μπορούν να απαντηθούν με ένα ναι ή ένα όχι, όπως και άλλες παρόμοιες, είναι κατάλληλες για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Συναντήσεις που απαιτούνται για να απαντηθεί μία τέτοια ερώτηση μπορούν να αντικατασταθούν με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αντίστοιχα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πρόσφορο μέσο για λύση προβλημάτων ή για συζήτηση, γιατί δεν έχει τη δυνατότητα να επιλύει αμφιβολίες.
• Ο νεωτερισμός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - τουλάχιστον στην αρχή - μπορεί να προκαλέσει υψηλά επίπεδα χρήσης. Κάτι τέτοιο δεν είναι πάντα επιθυμητό. Να παρατηρείτε πάντα τους κανόνες που θέτουν οι υπεύθυνοι συστήματος σχετικά με τον σωστό και τον λάθος τρόπο χρήσης των διευκολύνσεων, ιδιαίτερα σε θέματα που αφορούν μαζικές ταχυδρομικές λίστες, τα "μηνύματα αλυσίδας", την ασφάλεια των αρχείων και άλλα ζητήματα.

<----- Επιστροφή

Στον ωκεανό του διαδικτύου

Μαθήματα καλών τρόπων για τη χρήση των e-mail