|
Η λανθασμένη χρήση των e-mail
Μετά τα κινητά, τα ηλεκτρονικά
μηνύματα είναι το «περισσότερο ενοχλητικό»
μέσο επικοινωνίας. Με διαφορετικό βέβαια
τρόπο από ό,τι τα τηλεφωνήματα, η λανθασμένη
χρήση των e-mail μπορεί να προσβάλει τους
αποδέκτες τους, κάτι που είναι πιθανότερο,
αν δεν γνωρίζονται προσωπικά με τον
αποστολέα. Η ειδικός στο σαβουάρ βιβρ της
τεχνολογίας Jacklin Whitmor (www.etiquettexpert.com)
επισημαίνει ότι ένα μήνυμα πρέπει να
αναφέρει πάντα στη γραμμή του θέματος με
λίγες λέξεις την ουσία του περιεχομένου του.
«Όχι όμως γενικά και αόριστα, αλλά πολύ
συγκεκριμένα. Έτσι, ο αποδέκτης γνωρίζει
αμέσως το θέμα του και αποφασίζει αν τον
ενδιαφέρει να το διαβάσει ολόκληρο». Καλό
είναι επίσης να μη χρησιμοποιείτε τη λέξη «επείγον»
στο θέμα, εκτός αν πραγματικά είναι ανάγκη.
Κάτι άλλο που πρέπει να αποφύγουν οι
χρήστες του e-mail είναι τα μεγάλα μηνύματα. «Μη
γράφετε την ιστορία της ζωής σας. Πολλοί
χρήστες είναι ιδιαίτερα απασχολημένοι και
λαμβάνουν δεκάδες μηνύματα καθημερινά. Αν
θέλετε να διαβάσουν το δικό σας, να είστε
περιεκτικοί». Μη χρησιμοποιείτε εκφράσεις
αργκό ή συντομογραφίες αν δεν είστε
σίγουροι ότι ο αποδέκτης θα τις καταλάβει.
Όταν απαντάτε σε ένα e-mail, μη
συμπεριλαμβάνετε ολόκληρο το αρχικό μήνυμα,
παρά μόνο τα κομμάτια στα οποία ενδεχομένως
αναφέρεστε στην απάντησή σας.
Αν το e-mail είναι επαγγελματικής
φύσεως, ελέγξτε οπωσδήποτε την ορθογραφία.
Ένα μήνυμα που περιέχει λάθη, δείχνει έναν
βιαστικό και απρόσεκτο συγγραφέα. Σε
περίπτωση που απευθύνεστε σε επαγγελματίες
εκτός της εταιρείας σας, αναφερθείτε στον
εαυτό σας, τη θέση σας και την εταιρεία σας,
όπως θα κάνατε σε μία επιχειρηματική
επιστολή. Μη χρησιμοποιείτε πολύπλοκες
υπογραφές με γραφικά ή αποσπάσματα σε
εισαγωγικά στο τέλος της επιστολής. Η χρήση
κεφαλαίων πρέπει να γίνεται πολύ
προσεκτικά. «Ποτέ μη γράφετε όλο κεφαλαία.
Στον κυβερνοχώρο είναι σαν να υψώνετε τη
φωνή σας».
Αν στείλετε ένα e-mail και δεν λάβετε
απάντηση, μην επιμένετε ξαναστέλνοντάς το.
Αν είναι επείγον και δεν σας έχουν
απαντήσει έπειτα από δύο μέρες, καλύτερα να
τηλεφωνήσετε. Αντίθετα, εσείς πρέπει να
απαντάτε σε όλα τα μηνύματα που σας το
ζητούν, μέσα σε 48 ώρες από την αποστολή του.
ΤΑ ΝΕΑ , 27-09-2001 , Σελ.: N47
Κωδικός άρθρου: A17152N471
<-----
Αρχική
|
